Sono oramai anni che esistono in circolazione tantissime tecniche e teorie in merito alla Gestione del Tempo. I corsi di Time Management hanno spopolato negli anni ottanta e novanta, la diffusione delle agende “intelligenti” prima, e dei software poi hanno dato un’ulteriore spinta a questa tendenza. Eppure, oggi come allora, i manager e i professionisti di tutto il mondo accusano sempre e comunque di non avere abbastanza tempo.
Al di là del fatto che questa frase è intimamente errata – il tempo è la risorsa più democratica che abbiamo, ognuno di noi ne ha lo stesso quantitativo: 24 ore al giorno – la questione fondamentale è un’altra. Del tempo non conta tanto la quantità, ma la velocità di reazione, la flessibilità, la capacità di adattarsi “in corsa” alle modificazioni delle situazioni.
In un contesto in cui le tecnologie non fanno altro che accelerare la dimensione della velocità, sembra paradossale, ma pensare di programmare il tempo non solo può essere fuorviante, ma addirittura… inutile. Ancor più in un momento di crisi economica in cui ogni lavoratore deve mettere a fuoco al massimo i propri obiettivi per permettere alla propria realtà aziendale di sopravvivere. Ovviamente contano tanto le predisposizioni personali. Molte persone entrano in stati d’ansia profonda di fronte all’incertezza della programmazione del proprio lavoro. Altre invece, riescono a dare il meglio solo in situazioni di ansia profonda.
Ricordo ad esempio che già ai tempi dell’università, gli esami in cui ho avuto i risultati migliori erano quelli che avevano una intensa preparazione dell’ultimo secondo. Ma come fare a trasformare questa predisposizione, in un vantaggio sul posto di lavoro? E invece come gestire, per chi ne soffre, le ansie dell’ultimo minuto?
La risposta è la medesima per entrambe le risposte in realtà. E ci viene dal mondo dello spettacolo. Molte arti, come il teatro, fanno uso dell’improvvisazione per poter far fronte ad imprevisti di varia natura. La musica jazz ha fatto dell’improvvisazione quasi un modus operandi. Eppure, tutte si basano su un aspetto: la grande preparazione che sta alla base. Difatti, per improvvisare ci vuole una grandissima esperienza.
Ed è così anche nel management del proprio tempo. Gestire gli imprevisti e le emergenze significa essere pronti per quel frangente senza averlo programmato. La competenza e la conoscenza della materia che ci troviamo ad affrontare permette di riuscire a gestire ogni situazione, anche la più complessa, in poco tempo. E questo al di là del fatto che alcune persone stimolino lo stress ed altre invece cerchino di limitarlo grazie ad una attenta programmazione: l’imprevisto è sempre dietro l’angolo.
Il titolo di questo post è, dunque, in realtà fuorviante. Perché il Last Minute Management, la capacità di prendere decisioni corrette all’ultimo minuto, si basa su una grande preparazione, sull’investimento continuo in competenze e conoscenze, sulla preparazione alle emergenze e su un’apertura mentale al cambiamento fortemente pragamatica.
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